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Materiales qué necesitas para montar tu primera oficina

Materiales qué necesitas para montar tu primera oficina

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¿Tienes en mente abrir tu primera oficina pero no sabes qué es lo que necesitas todavía? Es normal. Al fin y al cabo, muchos nuevos emprendedores cuando comienzan su negocio, descubren sorprendidos la cantidad de material que necesitan tener en su oficina para que funcione por completo.

Y es que, aunque no lo parezca, son muchas las herramientas que hacen que una oficina pueda trabajar a pleno rendimiento.

Desde los materiales más evidentes como los paquetes de folios para entregar facturas y presupuestos a los futuros clientes, hasta los clips o grapas que hacen falta para unir todos los folios que conformen una factura o un presupuesto detallado.

¿Cuáles son los materiales indispensables que toda oficina debe tener?

Para facilitarte la tarea de crear con éxito tu primera oficina, vamos a dividir los materiales y productos fundamentales en cuatro categorías diferentes que puedes encontrar con facilidad en tiendas online que vendan productos de oficina como por ejemplo desde aquí:

  • Productos de papelería y escritura.
  • Maquinaria y herramientas de trabajo.
  • Productos para los trabajadores.
  • Organización y planificación.

Si bien la gran mayoría de estas cosas resultan evidentes una vez que las has leído, hasta que no las necesitas con un cliente o para el trabajo diario, es posible que no te dieras cuenta de que tenías que haber comprado ese material antes para usarlo llegado el momento.

Independientemente del negocio que se esté creando, cualquier oficina que funcione el tiempo suficiente, necesitará hacer uso de la gran mayoría de las siguientes herramientas y materiales que verás a continuación.

Productos de papelería y escritura:

En esta sección se engloban todos aquellos materiales que una oficina nueva necesita para trabajar con normalidad. Dejando a un lado los aparatos electrónicos y organizativos para más adelante.

En pocas palabras, son todos los materiales para que la oficina pueda ofrecer su trabajo a los clientes que lleguen a ella o aquellos que facilitan el trabajo para los empleados.

  • Paquetes de folios: Imprescindible para hacer facturas, presupuestos, bocetos internos…
  • Notas adhesivas o Post-it: Permiten anotar y dejar mensajes entre compañeros de trabajo con distintos horarios en su puesto de trabajo o anotar tareas importantes de hacer pronto.
  • Sobres y cartas: Es posible que tu empresa quiera enviar algún mensaje oficial o una factura al domicilio de un cliente, y para ello los sobres serán un material de oficina básico.
  • Sellos: Sin sellos, no hay cartas que enviar.
  • Rotuladores: Especialmente útiles cuando existe una pizarra organizativa para planear las tareas de cada persona en un proyecto concreto.
  • Portaminas, lapiceros y bolígrafos: Todo trabajo de oficina conlleva anotaciones en algún momento. Ya sea para anotar un pedido telefónico o dejarse mensajes en post-it entre compañeros.
  • Gomas de borrar.
  • Estampador de logo empresarial.

Maquinaria y herramientas de trabajo:

Una oficina que se precie, tendrá en su interior muchos de los siguientes materiales de oficina para agilizar sus trabajos diarios tanto de actividades internas como de cara al servicio final que reciban los clientes.

  • Líneas de teléfono: Por lo menos un número de teléfono fijo y otro móvil donde los clientes puedan contactar con la oficina.
  • Ordenadores: Dejando de lado que muchos servicios ofrecidos necesitarán un ordenador para llevarse a cabo, también será necesario para la creación de las facturas, la atención a los mensajes de correo recibidos por los clientes o para la gestión interna de la propia oficina.
  • Impresora para facturas y documentos.
  • Repuestos de cartuchos de impresión.
  • Pendrives USB.
  • Calculadoras para cada escritorio.
  • Grapadoras y clips para unir folios.
  • Perforadoras para archivar documentos importantes.
  • Destructores de documentos.
  • Papeleras.
  • Tijeras.

Productos pensados para los trabajadores:

Cualquier oficina necesita que quienes hagan que funcione estén cómodos y cómodas tanto en sus puestos de trabajo como en toda la oficina.

Por ello, los materiales que permitan que se encuentren mejor durante las horas de trabajo, serán cruciales para mantener la productividad de la oficina lo más alta posible.

  • Reposapiés.
  • Reposamuñecas.
  • Lámparas de escritorio.
  • Máquina de café.
  • Sillas confortables.
  • Aire acondicionado o calentadores: En caso de que la temperatura sufra grandes variaciones.

Organización y planificación:

Entre los materiales para oficina más importantes que hay son los destinados a la gestión y la organización interna de la empresa.

Este apartado permitirá ahorrar mucho tiempo cuando sea necesario buscar un documento en específico o para optimizar el trabajo que haga falta sacar adelante gracias a una buena planificación bien explicada.

  • Archivadores y carpetas.
  • Pizarras de pared: Perfectas para dividir tareas o hacer check list que deban cumplirse siempre.
  • Botes para bolígrafos y lapiceros.
  • Escritorios con cajones.
  • Armarios y estanterías para archivadores.
  • Calendarios de mesa y de pared: Facilitan
  • Agendas personales para anotar tareas de cada trabajador.
Borja Garcia Fundador de Vigo Marketing, soy autónomo en servicios de diseño web, posicionamiento web, redes sociales y publicidad en diferentes webs  del grupo Don Webmaster

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